Как назначить ответственного за кадровое делопроизводство?

Ответственный за кадровое производство должен заниматься всеми вопросами правоотношений в коллективе и между сотрудниками и между сотрудником и руководством. Закон четко определяет, что необходимо назначить на эту должность сотрудника, либо передать обязанности кому-то из действующих работников организации.

Кому можно отдать должность кадровика?

В организации не обязательно должен быть кадровик как отдельная должность, часто, в небольших организациях, эту роль на себя берет бухгалтер или директор. Однако, если необходимых навыков и знаний нет, лучше нанять специалиста на это место. Кроме того, можно воспользоваться услугами аутсорс-агенств и сэкономить, но в этом случае в договоре найма необходимо четко прописать обязанности, гарантии аутсорс-специалиста и штрафы или иную ответственность в случае некачественного ведения кадрового делопроизводства.

Как юридически оформить назначение на должность?

Тут есть два варианта развития событий и выбор нужного варианта будет зависеть от того, передаете ли Вы обязанности уже имеющемуся сотруднику или нанимаете нового работника.

1) При передаче обязанностей кадрового делопроизводства необходимо оформить допсоглашение к основному договору о трудоустройстве. В бумаге обязательно должны быть прописаны:

• обязанности сотрудника;
• объемы работы;
• сумму оплаты за выполнение обязанностей;
• срок, на который передаются обязанности;
• необязательно, но очень желательно, описать всё, что сотрудник будет делать, до мелочей, чтобы в будущем точно понимать, кто и за что отвечает.

Также, если до этого обязанности кадровика выполнял другой сотрудник, обязательно оформить акт о передаче обязанностей. После оформления данного пакета документации необходимо узаконить решение руководства приказом по организации.

2) При найме специалиста на должность кадровика руководитель издает приказ, который закрепляет новую должность в штатном расписании, а также присваивает должности свое наименование. Министерство труда не дает точного названия должности специалиста по кадрам. Это может быть и менеджер по персоналу, и начальник отдела кадров, и кадровик, и даже табельщик.

Трудовая функция кадровика

Права и обязанности сотрудника закрепляются в должностной инструкции. Там обязательно отмечают, какой объем работы будет выполнять кадровый работник, за какие процессы в офисе и на производстве будет отвечать, какие меры наказания могут быть применены в случае некачественного выполнения работы. Инструкцию и формулировки в ней разрабатывает руководитель организации, какого-либо образца тут нет.

Обязательно обсудите с юристом организации или независимым экспертом все пункты будущей инструкции. Не должно быть двусмысленностей, двойного толкования пунктов или слишком размытых формулировок. В должностной инструкции кадрового сотрудника прописывают пункты «Обязанности» и «Права», здесь максимально точно перечисляют все, что должен и на что имеет право сотрудник.

Заполняем пункт «Ответственность», сюда помещаем все возможные меры, применяемые при несоблюдении сотрудником пункта «Обязанности», как административные, так и материальные. Оформляем часть должностной инструкции, которая будет регулировать рабочие отношения кадрового отдела или специалиста по кадрам с другими отделами организации и с персоналом.

Этих пунктов достаточно, чтобы пройти любую проверку трудовой инспекции и прокуратуры, в случае, если сотрудник решит подать на вас в суд. Должностная инструкция обязательно должна быть отдана на ознакомление «под роспись» каждому сотруднику отдела кадров или тому, кто исполняет обязанности кадровика.