Когда и кто может использовать факсимиле?

Нет комментариев

Неправильное использование факсимиле может привести к тому, что документ признают недействительным. Поэтому оформите возможность использования оттиска подписи и улучшите производительность в своей компании законно.

Что такое факсимиле?

Факсимильная подпись – идеально воссозданный оттиск подписи ответственного лица, обычно руководителя, который используется для оформления некоторых документов. Выглядит факсимиле как небольшая печать или штамп.

Необходимо факсимиле для того, чтобы упростить и ускорить процесс оформления документов в крупных компаниях.

Рекомендуемые услуги

Юридические услуги — юридическое сопровождение Вашего бизнеса.

Бухгалтерские услуги — безупречное ведение учета на Вашем предприятии.

Можно ли ставить факсимиле в договорах?

К сожалению, факсимиле имеет два существенных недостатка: этот штамп может использовать кто угодно и не все документы можно заверить таким образом.

Договор – это письменная форма оформления сделки между физическими и юридическими лицами, либо только между юрлицами. Этот документ должен быть заверен подписями всех сторон. Гражданский кодекс не определяет полностью возможность использования факсимиле во время оформления юридических бумаг, однако, в 160 статье ГК есть упоминание об использовании такой подписи. Согласно этой статье факсимиле для заверки любых бумаг можно использовать только если до этого стороны заключили соглашение, которое разрешает право использования факсимильной подписи, и оно должно быть подписано сторонами соглашения собственноручно.

Таким образом, просто составить договор и заверить его факсимиле невозможно, требуется дополнительное соглашение.

Обычно факсимиле очень помогает в сотрудничестве с постоянными партнерами. Для этого достаточно составить первоначальный договор сотрудничества и в тексте договора указать возможность использования факсимиле в процессе сотрудничества. Например, это пригодится для оформления актов выполненных работ, актов приема-отгрузки и других документов, сопровождающих долгосрочное сотрудничество двух контрагентов. Также можно оформить отдельное соглашение об использовании факсимильной подписи, подписанное обеими сторонами, участвующими в сотрудничестве.

В случае если предварительный договор не был заключен, а факсимиле использовалось, суд признает документ недействительным, поскольку он не соответствует 160 статье ГК РФ.

Можно ли ставить факсимиле в трудовые договора?

Законодательство не имеет ничего против использования факсимильной подписи в трудовых договорах работников предприятия. Но, чтобы такое оформление было законным, руководителю нужно разрешить использование факсимиле собственным приказом по организации.

Какие документы нельзя заверять факсимильной подписью?

Нельзя использовать оттиск факсимиле на налоговых документах (например, декларациях); финансовых документах (векселя, доверенности, платежные поручения, банковские карты). Также факсимиле не сделает законными заявки на гранты, участие в торгах или тендерах и документы, для этих заявок оформленные.

А вот любые документы, которые не требуют движения финансов на счетах компании, можно заверять факсимильной подписью. Например, факсимиле намного упростит  оформление приглашений или грамот и похвальных листов. Также факсимиле подойдет, если Вы упомянули о его использовании при составлении договора с контрагентом.

Как оформить приказ о возможности использования факсимиле в работе организации?

Если Вы решили использовать факсимиле в работе, то это необходимо узаконить путем создания приказа по организации. Руководитель должен оформить соответствующий документ в любой удобной форме, вписать возможность использования факсимильной подписи в локальные нормативные акты компании.

В приказе обязательно должны быть отражены сроки изготовления факсимиле, назначен ответственный за штамп, перечислены случаи, когда возможно использовать оттиск. Также необходимо подготовить инструкцию по использованию факсимиле и заверить подписью руководителя компании.