Передача электронных документов в ИФНС.

Для начала давайте разберемся, чем отличается электронный документ от документа в электронном виде. Первый вариант должен быть обязательно подтвержден электронной подписью руководителя организации или другого ответственного лица. Во втором варианте можно предоставить какие-то данные в любом виде: графика, аудио, видео, но без квалифицированной электронной подписи (КЭП) они не будут иметь никакой законной силы.

Какие документы обязательно необходимо предоставлять в налоговую по ТКС?

Законодательство дает возможность предпринимателю самому выбирать, в каком виде ему удобнее предоставлять ведения в ФНС. Но есть несколько критериев, которые делают электронные документы обязательным для конкретной организации:

1. Предприятие считается крупным.
2. В принципе, по спискам в компании работают более 100 сотрудников;
3. Обязательное предоставление документа по ТКС прописано для конкретного налога, например документация по НДС.

Впрочем, не всегда разрешается отправлять документы по ТКС, тут тоже существуют определенные правила. Обязательно электронные документы должны соответствовать всем правилам, разработанным налоговой службой именно для этого вида отчетности, или сразу существовать только в электронном виде.

Правильный формат документов для электронной передачи по ТКС в контролирующие органы был утвержден еще в 2012 году и дополнен через 3 года. Он завизирован Минюстом и доступен для скачивания на офресурсе ФНС. Обязательно предоставлять электронную документацию только как xml-документы.

Можно ли использовать для пересылки по ТКС сканы?

Да, в некоторых случаях сканированные копии документов могут быть приняты сотрудниками ФНС как правильно оформленные электронные документы. Разрешено оформлять сканированные копии документов, которые существуют в бумажном виде:

• ТТН;
• ГТД и добавочный лист;
• спецификация цены;
• счет-фактура и корректировки к ней;
• товарные накладные;
• договор и акты приема-сдачи;
• отчет НИОКР.

Все эти документы должны быть обязательно выполнены в черно-белом цвете, не допускается разрешение выше или ниже, чем 150-300 точек на дюйм.

А если документы выполнены не по правилам?

Согласно законам РФ любая документация, заверенная квалифицированной электронной подписью, считается официальной бумагой, соответствующей бумажному аналогу, подписанному рукой главы предприятия. Единственным препятствием в подаче такого документа в контролирующие органы, будет официальное требование подавать данную отчетность только на бумаге.

На самом деле, число документов, которые можно предоставить по ТКС в электронном виде или как сканы, пока не так велико, как хотелось бы многим предпринимателям. Проще всего подать в таком виде декларации и данные, запрошенные налоговиками в процессе осуществления какой-либо проверки. В ближайшее время будут представлены несколько законопроектов, которые позволят расширить список документов и практически полностью перевести предприятия на электронный документооборот с ФНС.