Популярные вопросы по правильному оформлению отпуска.

Говоря о ежегодном отпуске сотрудников, нужно понимать, что некоторая часть исков к работодателю, а также проблем при проверке трудовой инспекцией, касается именно этого вопроса, поэтому нужно быть внимательным ко всем правилам и тонкостям оформления этого периода в работе сотрудинков фирмы.

Когда отправлять сотрудников в отпуск?

Это должен решать сотрудник совместно с работодателем, обычно в хороших компаниях просто идут на уступки хорошим работникам и ставят отпуск на то время, которое выберет именно работающий. В крайних случаях, кадровик сам назначает даты отпуска для каждого и согласовывает их с профсоюзом. Впрочем, мнение первичной ячейки профсоюза учитывается в любом случае.

После составления графика отпусков обязательно надо оповестить каждого сотрудника о времени его ухода в отпуск, категорически желательно делать это под роспись. Можно сделать отдельный табель, а можно просто добавить дополнительную ячейку в график отпусков. Также кадровику обязательно придется напомнить за 2 недели до начала отпуска каждому сотруднику о его уходе, иначе он сможет перенести отпуск на другое время.

Как документально оформить отпуск?

Обязательно издать приказ об отпуске (форма Т-6), под ним должны быть подписи всех сотрудников, упомянутых в документе, также они должны расписаться в личной карточке под записью о предстоящем отпуске.

К приказу должна обязательно прилагаться бумага с расчетом отпускных (Т-60), делается расчет по формуле: заработок за день (средний за календарный год) *количество отпускных дней.

Не забудьте отметить отпуск в табеле буквами ОТ или кодом 09, чтобы при проверке не возникло проблем.

Как перенести или продлить отпуск сотруднику?

Есть несколько ситуаций, когда перенос или продление отпуска обязательны:

1. Не были выплачены отпускные вовремя или совсем;
2. Отпуск совпадает с учебным отпуском с оплатой;
3. Какой-то срок отпуска сотрудник занимался госделами, которые официально освобождают от работы;
4. Не было предупреждения заранее о начала отпуска или сотрудник не был информирован об отпуске совсем;
5. Сотрудник был отозван из отпуска или по рабочей необходимости не был в отпуске в текущем году.

Все изменения по срокам отпуска вносятся только в личную карту работника, отдельные приказы нужны только при переносе. Также обязательно внести все изменения в график отпусков и снова ознакомить сотрудника под подпись.

Как отозвать из отпуска?

Эта процедура достаточно проста, пошагово кадровику или руководителю организации нужно сделать следующее:

1. Сотрудник ознакамливается под подпись с просьбой об отзыве и дает свое согласие;
2. Оформляется отдельный приказ об отзыве из отпуска;
3. Дни, которые сотрудник не «догулял» переносятся в следующий отпуск, либо на другое время.

Как оформить денежную компенсацию вместо отпуска?

Официально процесс замены неиспользованного отпуска деньгами начинается с заявления об этом желании, после этого кадровик подготавливает приказ о решении администрации удовлетворить эту просьбу. Далее необходимо документально оформить замену:

• внести запись в личную карточку сотрудника;
• отметить замену в графике отпусков и получить подпись сотрудника под графиком;

Как и большинство финансовых обязательств и выплат, компенсация рассчитывается на основе среднего дневного заработка сотрудника. Более подробно процесс расчета компенсации и среднего заработка описан в 139-ой статье Трудового кодекса.

Нельзя заменить компенсацией учебный отпуск, поскольку он целевой и оплачиваемый.

Как рассчитать отпуск с праздничными днями?

Трудовой кодекс четко отвечает на этот вопрос: Праздничные дни (официальные и государственные) в отпуск не включаются. Поэтому, если во время отпускного периода были праздничные дни, отпуск просто продевается на их количество.